Melhores dicas para organizar a documentação de TI

Aug 2 / Paulo Oliveira
Organizar a documentação de TI não é uma tarefa fácil. Pelo contrário, ela se torna cada vez mais difícil à medida que você a coloca de lado, acumulando mais e mais documentos que, quando necessários, poderão ser urgentes!

Isso acontece porque o inventário de TI envolve a gestão tanto de hardwares, como monitores, máquinas, wi-fi e outros exemplos, quanto de softwares, como aplicativos de edição de imagem, de automação de marketing, da gestão de redes, entre outros exemplos.

Neste sentido, é preciso criar um ambiente tão rigoroso em termos de gestão quanto em empresas voltadas aos nichos contábeis e financeiros.

Com isso em mente, hoje a Escola Linux separou dicas para organizar a documentação de TI e criar um hábito saudável de organização!

Dicas para organizar a documentação de TI

A organização da organização de algumas TI fica bem fácil ao considerar dicas. Na prática, esses hacks ajudam a criar um hábito de estruturar informações de acordo com um grau de importância e categoria.

Muitas dicas estão presentes em outras empresas, como empresas financeiras e contábeis, e isso se dá porque esses dados dependem de dados para acelerar os processos. No caso das empresas de TI, a necessidade não é diferente.

Justamente por isso, a Escola Linux separou como dicas para organizar a documentação de TI e tornar seu dia a dia mais fácil!

1. Crie um fluxograma de processo

O primeiro passo é criar um fluxograma das operações de TI para os projetos mais comuns da empresa. A partir disso, você elabora uma lista de verificação dos arquivos que devem ser armazenados.

Para começar, você pode rascunhar os processos das etapas iniciais e dar sequência a eles até a conclusão do projeto. Na sequência, basta criar um checklist para cada etapa definida por você.

2. Centralize as informações

Hoje, aplicativos de gerenciamento de documentos de tarefas, como muitos Monday, Asana e Trello, possuem um plano de fundo para integrar links de armazenamento na nuvem e anexos mais leves, como imagens, arquivos de texto etc.

Ao organizar a documentação de TI , as informações centralizadas tornam todo o processo de procura muito mais fácil

3. Adote uma metodologia ágil

As metodologias ágeis são grandes aliadas à organização da entrega de TI. Isso as informações sobre cada processo que ficaremos futuramente em pendências, avaliam a qualidade da entrega feita.

É possível encontrar metodologias ágeis. Para começar, você pode conhecer o método Kanban, que cria um processo intuitivo de exemplos gráficos, como calendários a partir de quadros personalizados, brancos, post-it, entre outros exemplos.

Erros na hora de organizar a documentação de TI

Do mesmo modo que existem práticas na hora de organizar a documentação de TI , também ocorrem erros frequentemente na área.

Entre os principais exemplos estão:

  • Todo colaborador organiza de uma forma;
  • Não há servidor para processos;
  • Identificação de pastas e arquivos sem padrão definido;
  • Sem checklist de documentos importantes;Fluxo de trabalho pouco organizado.

    Agora que você já sabe como principais e os erros que devem ser difíceis de causar, dificilmente uma avaliação de TI problemas para você!

Autor do artigo

Paulo Henrique Oliveira

CEO da Linux Solutions, Networker e Millionaire Givers na BNI Brasil - Fiduciam RJ
Sobre mim
Mestre e Bacharel em Informática pela Universidade Federal do Rio de Janeiro. Graduado em Administração de Empresas pela Universidade Ibmec, com ampla experiência empresarial e liderança. Especialista em Linux e CEO da Linux Solutions, referência em soluções open source para seu negócio.
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